المحتوى
- ضع توقعات
- إدارة التوقعات
- تعزيز الاتصالات
- No Bugs، No Stress - دليلك خطوة بخطوة لإنشاء برامج لتغيير الحياة دون تدمير حياتك
- مواجهة الشدائد
- مفتاح السلس لإدارة المشاريع
يبعد:
القضية الأكبر التي تواجه العديد من أقسام تكنولوجيا المعلومات ليست تقنية.
واحدة من أكبر القضايا غير الفنية التي تؤثر على معظم أقسام تكنولوجيا المعلومات للشركات هي أيضا واحدة سهلة لإدارة. عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع المستخدمين النهائيين ، يجب أن يكون الجميع على نفس الصفحة ومعرفة ما يمكن القيام به - ومتى. وهناك المفتاح: إدارة توقعات المستخدمين النهائيين. يبدو الأمر بسيطًا ، لكن هذا يمكن أن يقطع شوطًا كبيرًا في تسهيل الأمور عند التعامل مع الأشخاص الذين يستخدمون مجموعة من التطبيقات على أساس يومي.
إن أقسام تكنولوجيا المعلومات التي تفشل في هذا الشيء الواحد يمكن أن تعاني حقًا ، حيث تتفاقم المشاكل في الاستياء تجاه القسم. وهذا يجعل المشاريع أكثر صعوبة للجميع. (لمزيد من النصائح حول الدعم ، راجع 10 نصائح لتوفير دعم أفضل لتكنولوجيا المعلومات.)
ضع توقعات
إذا كنت قد عملت في مجال تكنولوجيا المعلومات لفترة من الوقت ، فيمكنك على الأرجح التفكير في المشروعات والتذاكر والبدء في النشر حيث يتم إلقاء اللوم على قسم تكنولوجيا المعلومات في المشروع أو تأخر التذاكر أو النشر المتأخر ، وليس ما تم طلبه في البداية ، أو فقط عادي ليست جيدة بما فيه الكفاية. عندما تكون توقعات مجتمع المستخدم النهائي (EUC) بعيدة عن مفهوم الواقع - أو حتى منحرف قليلاً - يمكن أن يكون نقدهم مصدر إلهاء غير مرغوب فيه.
حتى الأشياء البسيطة مثل حساب مستخدم جديد يمكن أن تسبب احتكاكًا بين الإدارات - أو حتى نزاعًا كبيرًا بين المكاتب. أفضل طريقة لتجنب ذلك هي خلق توقعات واقعية ، وتلبية كل مرة. هذا يعني أن تكنولوجيا المعلومات تحتاج إلى إخبار الموظفين بالوقت الذي سيستغرقه المشروع وما الذي يتوقعه عند انتهائه. سواء أكان ذلك في مكتب مكون من خمسة أشخاص أو في تكتل متعدد الجنسيات ، قم بإبلاغ أولئك الذين سيستخدمون موارد تكنولوجيا المعلومات حول ما يمكن وما لا يمكن لقسم تكنولوجيا المعلومات القيام به. في معظم الحالات ، لا تنجم المشكلات عن ما تنجزه تكنولوجيا المعلومات ، ولكن عن ما يعتقد الموظفون الآخرون أنه يجب أن يكونوا قادرين على القيام به. الأقسام التي يمكنها تجنب هذا النوع من قطع الاتصال سوف تقطع شوطاً طويلاً نحو تجنب متلازمة "إلقاء اللوم على تكنولوجيا المعلومات".
إدارة التوقعات
تتمثل إحدى أفضل الطرق لبدء إدارة توقعات مجتمع المستخدم النهائي في تنفيذ سياسة توفير اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) لجميع الخدمات. يربط العديد من الأشخاص في المجالات الفنية اتفاقيات مستوى الخدمة مع البائعين الخارجيين ، ولكن نفس العقلية يمكن استخدامها للعملاء الداخليين أيضًا - ويجب أن تكون كذلك. سيوفر هذا للمستخدمين النهائيين إطارًا لما يمكن توقعه عند طلب الخدمات وإبقاء الجميع ، إن لم يكن في نفس الصفحة ، على الأقل في نفس الفصل.
تحتوي معظم حزم برامج تذكرة المتاعب على وحدات لإعداد اتفاقيات مستوى الخدمة. إذا كان لديك بالفعل اتفاقيات مستوى الخدمة لعملائك الداخليين ثم تهانينا ، فإن قسمك بالفعل على المسار الصحيح.
تعزيز الاتصالات
الآن وقد وضعت الأساس ، عليك أن تواصل التواصل. بالنسبة لكل من المشروعات طويلة الأجل والمشروعات القصيرة ، يظل من الضروري إبقاء جميع الأطراف في حلقة حول التقدم والنكسات. يمكن أن تذهب التوقعات في كلا الاتجاهين بنبض نبضات القلب وبسعادة قد تكون في بداية المشروع ، إذا فاتك الجدول الزمني الذي حددته ، فقد تتدهور الأمور بسرعة. هناك عدد قليل جدًا من الأشياء التي ستدمر النوايا الحسنة التي عملت تقنية المعلومات على تحقيقها بشكل أسرع من سوء الاتصال وتجاهلت المواعيد النهائية.
أوه ، وإذا لم تفوت الموعد النهائي ، فمن الأفضل لك توصيل سبب سريع ومعقول للتأخير. إن إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة سيساعد على تجنب تكاثر الريش والتأكد من أن الجميع يشعرون بالتحسن حول كيفية تنفيذ المشروع. إذا كان المستخدمون النهائيون الخاصين بك لا يسمعون منك ، فقد يفترضون أن كل شيء يكون رائعًا. إذا تبين أن هذا ليس هو الحال ، فسوف تكون قد فشلت في ذلك بشكل كبير من خلال الفشل في تلبية توقعاتهم.
No Bugs، No Stress - دليلك خطوة بخطوة لإنشاء برامج لتغيير الحياة دون تدمير حياتك
لا يمكنك تحسين مهارات البرمجة لديك عندما لا يهتم أحد بجودة البرنامج.
مواجهة الشدائد
بمجرد تحقيق الانسجام مع مجتمع المستخدم النهائي لديك ويعمل الجميع معًا ، قد تعتقد أنك حققت السكينة في مكان العمل. ليس بهذه السرعة. فجأة ، يعاني الخادم أو (أدخل الانقطاع ذي الصلة هنا) من فشل فادح من نوع ما ولديك نظام مهم للمهمة. هذه فرصة أخرى لإدارة توقعات المستخدمين النهائيين لتقليل الهاء إلى الحد الأدنى للمساعدة في حل الانقطاع بسرعة ودون مشاكل إضافية.
إذا فشلت في القيام بذلك ، فسوف تغمرك تقارير انقطاع الكهرباء و "إلى متى ستنخفض؟" الأسئلة. هذا لن ينجح إلا في تأجيج نيران الإحباط.
هيريس ما يجب فعله: عند حدوث انقطاع ، يجب أن يكون لديك أكثر من طريقة لإخراج الكلمة. يجب أن تكون أيضًا متسقة وصادقة. لذلك ، إذا قلت أن انقطاع التيار الكهربائي سيتم حله خلال ساعتين ، فإن المستخدمين النهائيين يتوقعون أن يتم الانتهاء منه في هذا الإطار الزمني. هذا يعني أنه يجب عليك تجنب إجراء تقديرات متفائلة لجعل الناس سعداء. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت المشكلة تؤثر على المستخدمين النهائيين لديك ، فاجعل إصلاحها أولوية. عندما يتم حل هذا الانقطاع في الوقت المناسب ، يمكنك أنت وفريقك العودة إلى البرمجة المجدولة بانتظام.
مفتاح السلس لإدارة المشاريع
غالبًا ما تتطور الدماء السيئة نحو الأقسام - ثم داخلها هذا أمر شائع عندما تفشل إدارة تكنولوجيا المعلومات والمستخدمون النهائيون في التواصل وعندما يفشل قسم تكنولوجيا المعلومات في إدارة وتلبية توقعات المستخدمين النهائيين. لن يضطر مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات الذي يمكنه إتقان فن إعداد وتلبية التوقعات إلى القلق بشأن بذل جهود كبيرة لإبقاء المستخدمين النهائيين سعداء - وهذا أمر طبيعي. (هل تريد تسلق السلم الوظيفي لتكنولوجيا المعلومات؟ اقرأ كيف تصبح مدير تكنولوجيا المعلومات: نصائح من الأعلى.)